Wie man eine Software-Agentur brieft: das einseitige Projekt-Briefing für vergleichbare Offerten

Dass drei Agenturen drei verschiedene Preise für dasselbe Projekt offerieren, liegt meist nicht an den Agenturen, sondern am Briefing. Ein vages Briefing zwingt jeden Anbieter zum Raten, und jeder rät anders. Ein gutes Briefing passt auf eine Seite, braucht einen Nachmittag – und bringt Ihnen vergleichbare Offerten und später weniger Überraschungen.

Hier ist die Struktur, um die wir bitten, weshalb jeder Abschnitt zählt, und die drei Punkte, die Auftraggeber weglassen und die zu Mehrkosten führen.

Das einseitige Briefing: neun Abschnitte

1. Das geschäftliche Problem (3–5 Sätze). Was Sie heute Geld oder Zeit kostet und was nach dem Projekt anders sein soll. Keine Funktionen – Ergebnisse. «Unsere 300 Händler schicken Auftrags- und Garantiefragen per E-Mail an ein vierköpfiges Backoffice; wir wollen, dass sie sich selbst bedienen und das Backoffice nur noch Ausnahmen bearbeitet.»

2. Wer es nutzt. Nutzergruppen mit ungefährer Anzahl: interne Mitarbeitende nach Team, Kunden, Partner, Administratoren. Besonderheiten vermerken: externe Nutzer mit eigenem Login, Partner-Admins, die eigene Benutzer verwalten, Prüfer mit Lesezugriff.

3. Die Abläufe, die zählen. Zehn bis zwanzig Sätze der Form «Ein [Nutzer] kann [etwas tun], damit [Ergebnis]», nach Priorität geordnet. Markieren Sie, was für den Start unverzichtbar ist und was folgen kann. Diese Liste bepreisen Anbieter; machen Sie sie lieber vollständig als detailliert.

4. Die beteiligten Systeme. Jedes System, das Daten hält, die die Software braucht oder aktualisieren muss: ERP (Name und Version), CRM, Dokumentenmanagement, Identity Provider (Microsoft Entra ID, Google …), E-Mail, Zahlung, Branchenplattformen. Zu jedem: Gibt es eine API? Dokumentation? Ein Testsystem? «Weiss ich nicht» ist eine gute Antwort – sie sagt dem Anbieter, eine Prüfung einzuplanen.

5. Rahmenbedingungen. Datenstandort (Schweiz/EU?), Sicherheitsanforderungen, Barrierefreiheit, Sprachen, Branding, Geräte (Desktop, Tablet in der Werkhalle, Telefon), Offline-Bedarf, echte Termine (ein Vertrag, eine Vorschrift, eine Messe) und Wunschtermine.

6. Was es bereits gibt. Tabellen, ein altes Tool, ein Prototyp, Code eines früheren Anbieters, Prozessdokumentation. Anhängen oder verlinken. Bestehende Artefakte sparen Wochen Discovery.

7. Budgetrahmen und Entscheidungsprozess. Ein Rahmen, keine Zahl (realistische Spannen liefert unser Kostenleitfaden) – Anbieter schlagen den Umfang vor, der hineinpasst. Wer entscheidet, bis wann, nach welchen Kriterien. Ein Anbieter, der weiss, dass Sie nach Übergabequalität vergleichen, schreibt ein anderes Angebot als einer, der annimmt, dass nur der Preis zählt.

8. Zeitplan. Wann Sie starten möchten, wann etwas live sein muss und wie viel Zeit Ihr Team zur Verfügung hat (der ehrlichste Zeittreiber).

9. Was Sie im Angebot erwarten. Verlangen Sie von jedem Anbieter dieselbe Struktur: enthaltene Abläufe, ausgeschlossene Punkte, Schnittstellen und Annahmen, Team und Standort, Meilensteine und Zahlungen, Umgang mit Änderungswünschen, Übergabeinhalt und indikative Kosten nach dem Launch (so strukturieren wir Zusammenarbeitsmodelle). Vergleichbare Angebote entstehen aus vergleichbaren Fragen.

Die drei Punkte, die Auftraggeber weglassen

Die Ausnahmen. Der Normalfall ist einfach; die Ausnahmen kosten. Wer darf einen Preis überschreiben? Was passiert, wenn das ERP nicht erreichbar ist? Wie werden Dubletten behandelt? Fünf Minuten «was geht heute schief» sparen Wochen an Änderungswünschen.

Wer es danach verantwortet. Übernimmt Ihre IT das System, oder möchten Sie einen Retainer? Die Antwort verändert, wie es gebaut und dokumentiert werden sollte – und ob Sie darauf bestehen sollten, Repositories und Cloud-Konten von Anfang an zu besitzen (sollten Sie).

Die Kriterien der eigentlichen Entscheider. Wenn der CFO nach den Gesamtkosten über fünf Jahre fragen wird und der COO nach dem Go-live-Termin, sagen Sie es. Anbieter beantworten die Fragen, die man ihnen stellt.

Was Sie mit den Angeboten tun

Legen Sie sie entlang der neun Abschnitte nebeneinander. Preisunterschiede gehen meist auf Unterschiede in den Abschnitten 3 und 4 zurück – ein Anbieter hat zwölf Abläufe gezählt, ein anderer acht; einer hat angenommen, dass das ERP eine API hat, ein anderer hat einen Dateiaustausch budgetiert. Klären Sie diese Annahmen, bevor Sie über Geld sprechen.

Stellen Sie dann jedem Anbieter zwei Fragen, die kein Angebot auf Papier gut beantwortet: «Was haben wir Ihrer Meinung nach unterschätzt?» und «Was würden Sie aus dem ersten Release weglassen?» Die Qualität dieser Antworten sagt mehr als der Preis.

Eine Vorlage zum Kopieren

PROJEKT-BRIEFING – <Projektname>                  <Datum>

1. Geschäftliches Problem und gewünschtes Ergebnis
2. Nutzer (Gruppen, Anzahl, Sonderfälle)
3. Abläufe nach Priorität (U = unverzichtbar für den Start)
4. Beteiligte Systeme (API? Doku? Testsystem?)
5. Rahmenbedingungen (Datenstandort, Sicherheit, Sprachen, Geräte, Termine)
6. Was es bereits gibt (Links/Anhänge)
7. Budgetrahmen · Entscheidungsprozess · Entscheidungstermin
8. Zeitplan und unsere verfügbare Zeit
9. Geforderte Angebotsstruktur

Unser Anfrageformular folgt dieser Struktur, und Sie erhalten innerhalb von zwei Arbeitstagen eine schriftliche Einschätzung – nutzen Sie es als Probelauf für Ihr Briefing, auch wenn Sie am Ende jemand anderen beauftragen.