Make or Buy bei Unternehmenssoftware: eine Entscheidungscheckliste für KMU

«Sollen wir ein Produkt kaufen oder selbst entwickeln lassen?» ist die falsche erste Frage. Die bessere lautet: Welche Teile dieses Prozesses sind generisch – und welche sind der Grund, weshalb Kunden uns wählen? Standardsoftware ist hervorragend bei den generischen Teilen und mittelmässig beim Rest. Individualsoftware ist es umgekehrt. Die meisten mittelständischen Unternehmen brauchen beides – und die teuren Fehler entstehen, wenn der falsche Teil auf der falschen Seite landet.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine Entscheidungslogik, die ein Steuerungsmeeting übersteht, und eine Checkliste, die Sie bewerten können.

Wann Standardsoftware gewinnt

Kaufen Sie, wenn der Prozess Standard, gut verstanden und kein Differenzierungsmerkmal ist: Buchhaltung, Lohn, HR-Administration, E-Mail, Office, CRM-Grundfunktionen, Shop-Frontends, Ticketing. Jemand hat jeden Fehler, den Sie machen würden, bereits gemacht; sein Produkt enthält die Korrekturen. Typische Signale:

• Es gibt zehn glaubwürdige Produkte, und sie sehen sich ähnlich.
• Ihre Anforderungen passen mit geringer Konfiguration in den Standard-Workflow des Produkts.
• Ihr Wettbewerbsvorteil liegt woanders.
• Die Roadmap des Herstellers geht in Ihre Richtung.
• Der Preis pro Benutzer bleibt bei Ihrer Grösse vernünftig.

In diesen Fällen: kaufen – und dem Drang widerstehen, das Produkt tief anzupassen. Starke Anpassung von Standardsoftware vereint die Nachteile beider Welten: Sie zahlen Lizenzen und besitzen Code, der bei jedem Upgrade bricht.

Wann sich Individualsoftware lohnt

Entwickeln lassen, wenn der Prozess spezifisch dafür ist, wie Sie Geld verdienen, wenn die Daten in mehreren Systemen liegen, die kein Produkt so verbindet, wie Sie es brauchen, oder wenn ein Produkt existiert, dessen Lizenzkosten schneller wachsen als Ihr Nutzen. Typische Signale:

• Der Prozess ist ein Grund, weshalb Kunden Sie wählen (ein Partner-Workflow, ein Preismodell, ein Serviceversprechen).
• Jede Produktdemo endet mit «das können wir umgehen».
• Der wertvolle Teil ist die Logik zwischen Ihren Systemen: ERP, CRM, Dokumente, Identität.
• Sie brauchen partner- oder kundenspezifisches Verhalten (Berechtigungen, Regeln, Dokumente), das Produkte nur mit Beratern abbilden.
• Der Preis eines Produkts pro Benutzer oder Transaktion würde die Gesamtkosten einer Entwicklung innerhalb von zwei bis drei Jahren übersteigen.
• Regulatorische oder Datenstandort-Vorgaben schliessen die verfügbaren Produkte aus.

Entwickeln ist auch die richtige Antwort, um Tabellen und E-Mail-Rituale abzulösen, auf denen der Betrieb läuft – nicht weil Tabellen schlecht sind, sondern weil der Prozess ihnen entwachsen ist und kein Produkt ihn abbildet.

Die Mischform, die die meisten Unternehmen wirklich brauchen

Das Muster, das in der Praxis funktioniert: Die führenden Systeme kaufen, die Schicht bauen, die sie zu Ihren macht.

• ERP, CRM, Buchhaltung und Lohn als Produkte behalten.
• Das Kunden- oder Partnerportal bauen, das daraus liest und dorthin schreibt.
• Die Integrationsschicht bauen, die sie konsistent hält.
• Das interne Tool für den einen Prozess bauen, der spezifisch für Sie ist.
• Die Individualanwendung modernisieren, von der Sie bereits abhängen, statt sie in ein Produkt zu zwängen, das nicht passt.

So bleiben die Standardteile günstig und die differenzierenden Teile in Ihrer Hand. Und die individuelle Fläche bleibt klein – was sie wartbar hält.

Eine Bewertungscheckliste

Bewerten Sie jede Aussage mit 0 (trifft nicht zu) bis 3 (trifft voll zu). Summieren Sie beide Spalten.

Punkte für Kaufen	Punkte für Entwickeln
Der Prozess ist in unserer Branche Standard	Der Prozess ist ein Grund, weshalb Kunden uns wählen
Ein Produkt deckt ≥ 80 % der Anforderungen ohne eigenen Code ab	Produkte decken < 60 % ab oder brauchen starke Anpassung
Lizenzkosten sind bei unserer Grösse moderat und planbar	Lizenzkosten wachsen mit Benutzern/Transaktionen schneller als wir
Der Hersteller ist stabil, seine Roadmap passt zu unserer	Wir brauchen Verhalten, das der Hersteller nicht priorisieren wird
Wir müssen nicht tief mit anderen Systemen integrieren	Der Wert liegt in der Verbindung mehrerer führender Systeme
Time-to-live zählt mehr als Passgenauigkeit	Passgenauigkeit zählt mehr als ein Go-live nächsten Monat
Niemand bei uns kann Individualsoftware langfristig verantworten	Wir haben (oder beauftragen) technische Verantwortung

Ein klarer Abstand in eine Richtung ist eine Entscheidung. Ein knappes Ergebnis heisst meist: Kern kaufen, Schicht bauen – und einen kurzen Discovery-Sprint erwägen, um zu klären, was wohin gehört.

Fragen vor jeder Festlegung

• Wer verantwortet es in drei Jahren? Ein Produkt hat einen Hersteller; Individualsoftware braucht einen Eigentümer – intern oder ein beauftragter Partner – und ein Wartungsbudget (planen Sie 10–20 % der Entwicklungskosten pro Jahr).
• Wie sieht der Ausstieg aus? Können wir unsere Daten aus dem Produkt exportieren? Kann ein anderes Team den individuellen Code übernehmen? (Kann ein Anbieter die zweite Frage nicht beantworten, ist das Ihre Antwort.)
• Was sind die Gesamtkosten über fünf Jahre – Lizenzen, Implementierungspartner, Anpassung, Upgrades – gegenüber Entwicklung, Hosting und Weiterentwicklung?
• Welche Entscheidung ist umkehrbar? Mit einem Produkt zu starten und es später zu ersetzen ist oft günstiger als umgekehrt; eine dünne individuelle Schicht über einem Produkt ist günstiger als beides.

Ein Hinweis zu unserer eigenen Voreingenommenheit

Wir entwickeln Individualsoftware – lesen Sie unseren Rat entsprechend. Genau deshalb enthält unsere schriftliche Einschätzung eine Make-or-Buy-Empfehlung, und deshalb raten wir zum Kauf, wenn das die richtige Antwort ist: Ein Kunde, der ein Produkt hätte kaufen sollen, ist zwölf Monate später ein unzufriedener Kunde, und so möchten wir ihn nicht wiedersehen.

Unsicher, auf welche Seite Ihr Projekt fällt? Beschreiben Sie es in einer Projektanfrage, und Sie erhalten innerhalb von zwei Arbeitstagen unsere schriftliche Sicht – auch wenn sie «kaufen» lautet.